Privacy reglement

 

 

Privacy Reglement gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbeheer

 

 

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur en vereniging Vrienden van de Mantelmeeuw omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

 

Begrippen:

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

2. Coördinatieteam van Stichting de Mantelmeeuw bestaat uit de directeur, 2 coördinatoren en de secretaresse.

3. Leden zijn alle betalende leden van Vereniging Vrienden van de Mantelmeeuw.

4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voorletters, adres, e-mail adres en eventueel het bankrekeningnummer.

5. Onder vereniging wordt verstaan Vereniging Vrienden van de Mantelmeeuw zoals omschreven in de Statuten.

6. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap Vrienden van de Mantelmeeuw.

7. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89]

 

 

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheerd door het coördinatieteam van Stichting de Mantelmeeuw en de penningmeester Vrienden van de Mantelmeeuw. Zij gebruiken daartoe het programma PC leden. Zij verwerken de gegevens en zorgen voor aanpassingen.

In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen innen van de jaarlijkse contributie aan genoemde vereniging, het adres voor het versturen van het betalingsverzoek en nieuwsbrief,  het e-mail adres voor correspondentie.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, die is gekoppeld aan de computer.

De papieren aanmeld- en machtigingsformulieren worden bewaard in een kast op een afgesloten kantoor binnen hospicehuis De Mantelmeeuw. Het coördinatieteam heeft toegang tot dit afgesloten kantoor.

 

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.

 

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden.

 

De persoons- en betalingsgegevens worden wel verstrekt aan accountantskantoor Flynth te Woerden in verband met het opstellen van de financiële jaarrekening van Verenging Vrienden van de Mantelmeeuw. Deze verwerker zal in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerker zich maximaal inspant de persoonsgegevens te beschermen.

 

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

 

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

 

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem PC leden en het papieren archief.

Bij de bestuursleden worden deze gegevens, indien aanwezig, direct verwijderd na beëindiging lidmaatschap.

 

Indien het lid om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld en men heeft tevens het inzage recht over haar of zijn eigen gegevens bij de secretaris van de vereniging.

 

Inschrijfformulier:

Indien iemand lid wil worden van vereniging Vrienden van de Mantelmeeuw zal men zich  aanmelden via een inschrijfformulier, dit moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 4 van dit reglement.

 

Het nieuwe lid krijgt ook een formulier toegestuurd met het verzoek een machtiging af te geven. En aan te geven of hij/zij de correspondentie via de mail en/of via de post wil ontvangen. Op dit formulier wordt verwezen naar het privacy beleid.

 

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen eventueel opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

 

Nieuwsbrief:

Leden kunnen aangeven dat zij de toezending van de nieuwsbrief via de mail en/of per post kunnen opzeggen. Dit is iets anders dan het opzeggen van het lidmaatschap van de Vereniging.

 

Privacy beleid Vereniging Vrienden van de Mantelmeeuw:

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

 

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

 

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]

 

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

 

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.